W większości prężnie prowadzonych firm zdarzyło się co najmniej raz, że któryś z kontrahentów nie zapłacił faktury VAT w terminie. Brak terminowej zapłaty jest w pewnym sensie wpisany w ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli jednak opóźnienie w płatności się przedłuża, to nie oznacza to, że z takim stanem musimy się godzić. Jest kilka kroków, które możemy podjąć w takiej sytuacji.
W wielu przypadkach przyczyna braku terminowej zapłaty jest dość prosta – kontrahent może zapomnieć o dostarczonej przez nas fakturze. Z tego też względu podstawowym krokiem, jaki możemy wykonać, jest wprowadzenie w firmie systemu monitorowania płatności. W przypadku przekroczenia wskazanego na fakturze terminu płatności wystarczy wykonać telefon do kontrahenta lub wysłać maila przypominającego. Kiedy jednak już decydujemy się na wdrożenie takiego systemu, to ważna jest systematyczność – tak, aby kontrahent wiedział, że waszej uwadze nie ujdzie żadna niezapłacona faktura.
Jeśli jednak powyższe nie zadziała, to pamiętać należy, że w większości przypadków przysługuje nam prawo wystawienia względem nieterminowego kontrahenta noty obciążeniowej na kwotę 40,00 euro – za każdą nieterminowo zapłaconą fakturę. To, czy wystawienie tego rodzaju noty obciążeniowej w przypadku danej transakcji jest możliwe, wynika z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Wystawienie i wysłanie noty obciążeniowej można połączyć z następnym krokiem – wysłaniem do kontrahenta wezwania do zapłaty. Napisanie prostego w treści wezwania do zapłaty w oparciu o dostępne w Internecie wzory nie powinno stanowić większego problemu dla żadnego przedsiębiorcy. Jeżeli jednak zależy nam na profesjonalnie napisanym wezwaniu, obejmującym w szczególności również wyliczenie należnych odsetek, to warto zwrócić się już na tym etapie do prawnika.
Po pomoc profesjonalisty warto zwrócić się również podejmując kolejny krok, jakim jest skierowanie do sądu pozwu. W sprawach o zapłatę kwot poniżej 20 000,00 zł pozwy co do zasady składa się na formularzach urzędowych. Warto jednak, aby pozew został wniesiony przez adwokata lub radcę prawnego. Po pierwsze, przygotowanie pozwu przez podmiot profesjonalny zminimalizuje ryzyko pomyłek w jego treści. Po drugie, profesjonalista zwróci uwagę na to, jakie dokumenty należy załączyć do składanego pozwu. Po trzecie, w przypadku korzystania z usług adwokata lub radcy prawnego, w razie wygrania sprawy sąd zasądzi nam zwrot kosztów pełnomocnika od strony przeciwnej (taki zwrot nie przysługuje, kiedy składamy pozew samodzielnie).
Podjęcie kilku powyższych kroków wbrew pozorom nie wymaga znacznego nakładu pracy ze strony przedsiębiorcy, a może znacząco przyczynić się do polepszenia wyników finansowych firmy.
